Operations en planning
Kortere en scherpere vergaderingen
Minder vergaderen, beter beslissen. Met AI bereid je een overleg voor dat korter duurt en meer oplevert.
5 min lezen
Veel vergaderingen duren te lang, hebben geen duidelijk doel en eindigen zonder beslissing. AI lost dat niet op, maar helpt wel om voor, tijdens en na het overleg scherper te werken.
Voor de vergadering
- Doel in één zin. Wat moet er na afloop beslist of duidelijk zijn? Zonder doel, geen vergadering.
- Agenda met type per punt: informeren, bespreken of beslissen. Informatie kan vaak per mail.
- Voorbereiding delen. Laat AI een korte samenvatting maken van de stukken, zodat iedereen voorbereid binnenkomt.
Tijdens
- Start op tijd en hou de agenda aan.
- Noteer beslissingen en acties meteen, of neem op met toestemming van iedereen.
Na de vergadering
Laat AI van je notities een verslag maken met beslissingen, acties met eigenaar en datum, en open vragen. Kijk het na en stuur het binnen het uur rond.
De vraag die je jezelf stelt
Moet dit een vergadering zijn? Soms volstaat een korte mail met een vraag om reactie, of een gesprek van tien minuten met twee mensen. AI kan helpen zo'n mail helder te formuleren.
Checklist voor elke vergadering
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Ik plan een overleg over [onderwerp] met [wie]. Doel: [x]. 1) Maak een agenda van maximaal vijf punten met per punt het type (informeren, bespreken, beslissen) en de tijd, in totaal maximaal [x] minuten. 2) Zeg welke punten beter per mail kunnen. 3) Vat deze voorbereidende stukken samen in maximaal tien regels.
[plak de stukken]
