Je eerste automatisering: wat heb je nodig

Een automatisering laat een vaste reeks stappen vanzelf lopen, bijvoorbeeld: een formulier op je site wordt ingevuld, de gegevens komen in een lijst, de juiste collega krijgt een melding en de klant een bevestiging. Met tools zoals Power Automate, Make of n8n, en de ingebouwde mogelijkheden van je software, kan dat zonder te programmeren.

Begin klein

Kies een taak die:

• Vaak terugkomt.
• Altijd dezelfde stappen volgt.
• Weinig schade doet als er eens iets misloopt.

Een goede eerste automatisering is bijvoorbeeld meldingen versturen, gegevens van een formulier in een lijst zetten of bijlagen automatisch in de juiste map bewaren.

Wat je nodig hebt

1. Een beschrijving van het proces in stappen: wat start het, wat gebeurt er daarna, waar eindigt het.
2. Toegang tot de programma's die erbij betrokken zijn, met een account dat daarvoor bedoeld is.
3. Een tool die past bij wat je al gebruikt.
4. Iemand die het opvolgt en weet wat te doen als het stopt.

Waar AI helpt

• Je proces omzetten in duidelijke stappen.
• Uitleggen hoe je dat in een bepaalde tool opzet.
• Een stap inbouwen die tekst begrijpt of maakt, zoals een mail samenvatten of indelen.

Waar je op let

• Test eerst met voorbeeldgegevens.
• Laat niets onomkeerbaars automatisch gebeuren in het begin, zoals betalingen of mails naar klanten zonder controle.
• Persoonsgegevens die door een automatisering lopen, vallen onder de privacyregels. Hou bij wat waarheen gaat.
• Documenteer wat de automatisering doet, zodat iemand anders het begrijpt.

Test jezelf

Prompt om te kopiëren