Operations en planning
Kennis vasthouden als iemand vertrekt
Een ervaren collega vertrekt of gaat met pensioen. Met een gestructureerd interview en AI leg je de belangrijkste kennis vast voor het te laat is.
5 min lezen
Wanneer een ervaren medewerker vertrekt, verdwijnt vaak kennis die nergens beschreven staat: welke klant hoe behandeld wil worden, welke machine een eigenaardigheid heeft, waarom iets ooit zo beslist is. Met een gestructureerde aanpak en AI hou je veel ervan vast.
Begin op tijd
Wacht niet tot de laatste week. Plan, zodra het vertrek bekend is, enkele gesprekken van een uur.
Een gestructureerd interview
Laat AI een vragenlijst maken op basis van de functie. Goede vragen zijn bijvoorbeeld:
- Welke taken doe jij die niemand anders kan?
- Wat zou een nieuwe collega fout doen in de eerste maand?
- Welke klanten of leveranciers vragen een speciale aanpak?
- Waar staan de belangrijke documenten en wachtwoordbeheerders, zonder de wachtwoorden zelf te noemen?
- Welke beslissingen uit het verleden moet iemand kennen?
Opnemen en verwerken
Neem de gesprekken op met toestemming en laat AI ze omzetten in:
- Een overzicht van taken en wie ze overneemt.
- Werkinstructies voor de belangrijkste handelingen.
- Een lijst met contacten en aandachtspunten.
- Open vragen voor een volgend gesprek.
Laat de vertrekkende collega alles nalezen.
Een kennisbank voor je bedrijf
Bewaar het resultaat op een vaste plek, zodat het niet in een mailbox verdwijnt. Een eigen verzameling notities en documenten waar je AI-assistent ook mee kan werken, maakt die kennis later makkelijk terugvindbaar.
Waar je op let
- Geen wachtwoorden of codes in de gesprekken of de verslagen.
- Persoonlijke gegevens van klanten alleen in een zakelijke omgeving.
Even stilstaan
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Een ervaren [functie] vertrekt binnen [x] weken. Maak een interviewgids voor drie gesprekken van een uur om haar of zijn kennis vast te leggen: taken die niemand anders kan, valkuilen voor een nieuwe collega, bijzondere klanten en leveranciers, waar belangrijke documenten staan, beslissingen uit het verleden. Vraag nooit naar wachtwoorden of codes.
