Verkoop en klantcontact
Een opvolgmail na een gesprek in twee minuten
De beste opvolgmail vertrekt dezelfde dag. Met je notities en één vaste opdracht schrijf je hem in twee minuten.
4 min lezen
Na een goed klantgesprek is er momentum. Wie dezelfde dag een heldere samenvatting stuurt, maakt indruk en voorkomt misverstanden. Toch blijft die mail vaak liggen. Met AI wordt het een kleine taak.
Wat je nodig hebt
- Je notities van het gesprek, ook in steekwoorden. Een spraakmemo in de auto werkt ook.
- Wat er afgesproken is en wat de volgende stap is.
- De naam en de rol van wie je schrijft. Die vul je zelf in.
Wat een goede opvolgmail bevat
- Een korte dank voor het gesprek.
- In drie punten wat je begrepen hebt van de vraag of het probleem van de klant.
- Wat jullie afgesproken hebben.
- De volgende stap, met datum en wie wat doet.
- Een open uitnodiging om aan te vullen of te corrigeren.
Punt 2 is het belangrijkste. Een klant die zijn eigen probleem goed samengevat ziet, voelt zich begrepen.
Waar je op let
- Geen nieuwe beloftes. Kijk na of de AI niets toevoegt wat niet besproken is.
- Echte namen en bedragen vul je zelf in als je met een persoonlijk account werkt.
- Kort houden. Een opvolgmail van meer dan 200 woorden wordt zelden helemaal gelezen.
Maak er een vast moment van
Spreek met jezelf af: elke klantafspraak krijgt een opvolgmail voor het einde van de dag. Met een vaste opdracht in je telefoon kan dat zelfs tussen twee afspraken door.
Checklist
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Schrijf een opvolgmail van maximaal 180 woorden na mijn gesprek met een klant. Structuur: korte dank, in drie punten wat ik begreep van de vraag van de klant, wat we afspraken, de volgende stap met datum en wie wat doet, en een uitnodiging om aan te vullen. Voeg niets toe wat niet in mijn notities staat. Laat [naam] en [datum] open als ze ontbreken.
Notities: [plak]
