Operations en planning
Terugkerende taken herkennen
De meeste tijdwinst zit in taken die elke week terugkomen. Zo spoor je ze op en kies je waar AI of een automatisering het meest oplevert.
5 min lezen
AI levert het meest op bij taken die vaak terugkomen. Maar welke zijn dat precies? In de waan van de dag zie je ze niet meer. Een korte oefening brengt ze aan het licht.
Een week bijhouden
Noteer een week lang wat je doet, per halfuur of per taak. Geen perfect logboek, steekwoorden volstaan. Laat collega's hetzelfde doen als je het voor het team wil bekijken.
Laten analyseren
Plak je lijst en vraag de AI om:
- Taken te groeperen die op elkaar lijken.
- Per groep te schatten hoeveel tijd ze per week kosten.
- Aan te geven hoe vaak ze terugkomen en hoe voorspelbaar ze zijn.
Kiezen waar je begint
Kijk per groep naar drie vragen:
- Hoe vaak? Dagelijks of wekelijks levert meer op dan maandelijks.
- Hoe voorspelbaar? Altijd dezelfde stappen is geschikt voor automatisering. Telkens anders past beter bij een assistent of een goede prompt.
- Hoe vervelend? Taken die niemand graag doet, zijn een goed begin. Het draagvlak is er al.
Van taak naar aanpak
- Taken met veel tekst en telkens een beetje anders: een vaste prompt of assistent.
- Taken met altijd dezelfde stappen tussen programma's: een automatisering.
- Taken die vooral beslissen vragen: hou ze bij mensen, maar laat AI het voorwerk doen.
Oefening
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Hieronder staat wat ik een week lang deed. 1) Groepeer taken die op elkaar lijken. 2) Schat per groep de tijd per week. 3) Geef per groep aan hoe vaak ze terugkomt en hoe voorspelbaar ze is. 4) Stel voor welke drie groepen het meest opleveren met een vaste prompt, een assistent of een automatisering, en waarom.
[plak je lijst]
