Mettre ses procédures par écrit avec l'IA

Dans beaucoup de PME, le savoir-faire est dans la tête d'une seule personne : comment établir une note de crédit, comment clôturer la caisse, que faire si une livraison est en retard. Si cette personne est absente, on cherche. Écrire des procédures, on le reporte volontiers. L'IA rend l'exercice bien plus léger.

Le chemin le plus rapide

1. Faites parler l'expert. Enregistrez un mémo vocal ou demandez à quelqu'un d'expliquer à voix haute comment se déroule la tâche. Le désordre est permis.
2. Faites structurer par l'IA. Transformez la transcription ou les notes en étapes numérotées, avec pour chacune ce qu'il faut et les points d'attention.
3. Faites tester par quelqu'un d'autre. Un collègue qui ne connaît pas la tâche suit la procédure. Là où il bloque, il manque quelque chose.
4. Mettez à jour. Complétez et convenez de l'endroit où la procédure est conservée.

Une bonne procédure contient

• Un titre et l'objectif en une phrase.
• Qui s'en charge et quand.
• Ce qu'il faut : accès, documents, matériel.
• Des étapes numérotées, une action par étape.
• Les points d'attention et les erreurs fréquentes.
• Que faire en cas de problème, et qui appeler.

Laissez l'IA poser des questions

Les explications d'experts sautent souvent des étapes qui leur semblent évidentes. Demandez explicitement à l'IA d'indiquer où des étapes semblent manquer ou rester floues. Ce sont les questions à renvoyer à l'expert.

Points d'attention

• Mots de passe et codes d'accès n'ont jamais leur place dans une procédure ni dans un outil d'IA.
• Conservez les procédures à un seul endroit connu de tous, et datez-les.
• Une procédure n'est jamais terminée. Convenez que celui qui trouve une erreur la corrige tout de suite.

Exercice

Choisissez une tâche qu'une seule personne maîtrise aujourd'hui.

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