Excel-formules laten schrijven en uitleggen

Veel medewerkers verliezen tijd met rekenbladen: een formule die niet werkt, een lijst die manueel geteld wordt, een tabel die elke maand opnieuw gemaakt wordt. AI is daar verrassend goed in, op voorwaarde dat je duidelijk beschrijft wat je hebt en wat je wil.

Beschrijf je blad

Een AI ziet je rekenblad niet, tenzij je het oplaadt of met Copilot in Excel werkt. Beschrijf dus:

• In welke kolommen wat staat, met een voorbeeldrij.
• Wat je wil uitkomen: een totaal, een telling, een zoekresultaat, een waarschuwing.
• Welk programma je gebruikt: Excel, Google Sheets of iets anders. Formules verschillen soms.
• Of je een komma of puntkomma als scheidingsteken gebruikt. In een Belgische of Nederlandstalige Excel is dat vaak een puntkomma.

Typische vragen die goed werken

• "Tel per maand het totaal van kolom B."
• "Zoek bij elk artikelnummer in kolom A de prijs op uit tabblad Prijslijst."
• "Kleur de rij rood als de vervaldag in kolom D verstreken is en kolom E leeg is."
• "Splits een volledige naam in voornaam en familienaam."
• "Waarom geeft deze formule een foutmelding?"

Laat altijd uitleggen

Vraag niet alleen de formule, maar ook een korte uitleg. Zo leer je bij en zie je sneller of de AI je vraag goed begrepen heeft. Test de formule eerst op een paar rijen waarvan je het juiste resultaat kent.

Waar je op let

• Gevoelige gegevens: plak geen echte klantlijsten of loongegevens in een persoonlijk AI-account. Een voorbeeld met verzonnen waarden volstaat.
• Controleer de uitkomst: een formule die geen fout geeft, kan nog altijd het verkeerde berekenen.
• Hou het eenvoudig: vraag desnoods een eenvoudigere oplossing in twee stappen in plaats van één lange formule die niemand nog begrijpt.

Oefening

Kies een rekenblad dat je vaak gebruikt. Beschrijf het met de vier punten hierboven en vraag één formule die je tijd zou besparen.

Prompt om te kopiëren