Administratie en financiën
Offertes sneller opmaken
Een offerte begint vaak met een leeg blad. Met een vaste opdracht en je eigen prijslijst maak je in een paar minuten een degelijk concept.
6 min lezen
Een offerte schrijven is vaak niet moeilijk, maar wel tijdrovend: de vraag van de klant herlezen, de juiste posten kiezen, een begeleidende tekst schrijven. AI kan het eerste concept maken. De prijzen en voorwaarden blijven van jou.
Wat AI goed doet bij offertes
- De vraag van de klant omzetten in een lijst van wat er precies gevraagd wordt.
- Een structuur voorstellen: inleiding, omschrijving van het werk, posten, timing, voorwaarden.
- Een heldere begeleidende tekst schrijven, in de toon van je bedrijf.
- Vragen opsommen die je nog aan de klant moet stellen voor je kan prijzen.
Wat je zelf doet
- Prijzen en hoeveelheden. Laat AI geen prijzen bedenken. Geef je eigen prijslijst mee of vul de bedragen zelf in.
- Voorwaarden. Gebruik je eigen algemene voorwaarden. AI mag ze niet herschrijven of samenvatten in de offerte.
- Berekeningen. Totalen en btw reken je in je offerteprogramma of rekenblad, niet in een AI-tekst.
Een vaste werkwijze in vier stappen
- Vraag analyseren. Plak de vraag van de klant en vraag wat er gevraagd wordt en wat nog onduidelijk is.
- Structuur maken. Vraag een structuur op basis van je standaardofferte. Geef een vroegere offerte als voorbeeld, zonder klantgegevens.
- Posten invullen. Geef je prijslijst mee en laat de AI de juiste posten kiezen. Kijk elke post na.
- Begeleidende tekst. Laat een korte mail schrijven die de offerte toelicht, met een duidelijke volgende stap.
Maak er een assistent van
Maak je vaak gelijkaardige offertes? Zet je prijslijst, een voorbeeldofferte en je toon in de vaste instructies van een project of assistent. Dan hoef je alleen nog de vraag van de klant te plakken. Werk die instructies bij als je prijzen veranderen.
Oefening
Neem een recente offertevraag. Laat AI stap 1 en stap 4 doen, en vergelijk met wat je zelf schreef. Vink af:
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Je helpt me een offerte voorbereiden. Hieronder staat de vraag van de klant en onze prijslijst. 1) Maak een lijst van wat de klant precies vraagt. 2) Noem wat nog onduidelijk is. 3) Stel de posten voor met de prijzen uit de lijst, zonder zelf prijzen te bedenken. 4) Schrijf een begeleidende mail van maximaal 120 woorden. Reken geen totalen uit.
Vraag van de klant: [plak]
Prijslijst: [plak]
