Administratie en financiën
Betalingsherinneringen die vriendelijk en duidelijk zijn
Een herinnering die vriendelijk en duidelijk is, wordt sneller betaald. Met AI schrijf je ze vlot, maar de regels voor consumenten bepaal jij niet zelf. Stand november 2026.
6 min lezen
Achter onbetaalde facturen aanzitten is voor veel zaakvoerders het vervelendste werk. De toon is moeilijk: te zacht en er gebeurt niets, te hard en je verliest een klant. AI helpt je de juiste toon vinden. Wat er juridisch in moet staan, haal je uit de regels, niet uit de AI.
Stand november 2026. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.
Wat AI goed doet
- Drie versies schrijven: een vriendelijke eerste herinnering, een duidelijke tweede en een formele laatste.
- De toon aanpassen aan de klant: een vaste klant die het vergat, of iemand die al vaker te laat was.
- Een antwoord voorbereiden als de klant reageert met een probleem of een vraag om een afbetaling.
Consumenten: let op de regels
Voor schulden van consumenten gelden in België strikte regels. De belangrijkste:
- De eerste herinnering is gratis en geeft de consument minstens 14 kalenderdagen om te betalen.
- Intresten en een schadevergoeding kunnen pas na die termijn aangerekend worden, en de bedragen zijn wettelijk begrensd.
- De herinnering vermeldt onder meer het openstaande bedrag, je naam en ondernemingsnummer, waarover het gaat, de oorspronkelijke vervaldag en de nieuwe betaaltermijn.
Laat een AI-tool die bedragen en termijnen dus niet zelf invullen. Gebruik je eigen gecontroleerde sjabloon en laat AI alleen de toon verzorgen. Twijfel je, vraag het na bij je boekhouder of je beroepsorganisatie.
Tussen bedrijven
Tussen ondernemingen zijn de regels anders: de verwijlintrest en een forfaitaire vergoeding volgen uit de wet of uit je algemene voorwaarden. Ook hier geldt: bedragen en percentages haal je uit je voorwaarden, niet uit een AI-antwoord.
Een goede herinnering in vijf punten
- Begin neutraal: ga ervan uit dat de klant het vergeten is.
- Vermeld factuurnummer, bedrag en vervaldag zichtbaar bovenaan.
- Geef één duidelijke betaaltermijn en de betaalgegevens.
- Bied een uitweg: "Is er een probleem met de factuur, laat het ons weten."
- Hou het kort. Vijf zinnen volstaan.
Test jezelf
Je stuurt een eerste herinnering aan een consument. Wat mag je daarbij volgens de Belgische regels niet doen?
Prompt om te kopiëren
Schrijf drie korte versies van een betalingsherinnering voor [type klant]: 1) vriendelijk, 2) duidelijk, 3) formeel. Gebruik deze vaste gegevens zonder ze te wijzigen: factuurnummer [x], bedrag [x], vervaldag [x], nieuwe betaaltermijn [x], betaalgegevens [x]. Voeg zelf geen kosten, intresten of juridische tekst toe. Maximaal vijf zinnen per versie, in de je-vorm.
