Notulen omzetten in actiepunten

Na een vergadering heeft iedereen het gevoel dat er veel besproken is. Een week later weet niemand meer precies wie wat zou doen. AI kan van je ruwe notities of een transcriptie snel een helder verslag maken.

Wat je erin stopt

• Je eigen notities, hoe rommelig ook: steekwoorden, halve zinnen, pijltjes.
• Een transcriptie uit Teams, Google Meet of Zoom, als je die opnam met toestemming van iedereen.
• De agenda, zodat de AI weet welke punten er waren.

Wat je eruit vraagt

Een goed verslag heeft altijd dezelfde vier delen:

1. Beslissingen: wat werd er afgesproken?
2. Actiepunten: wat moet er gebeuren, door wie en tegen wanneer?
3. Open vragen: wat is nog niet beslist en wie zoekt het uit?
4. Volgende overleg: datum en eerste agendapunten.

Vraag de AI om alleen op te nemen wat in de notities staat. Ontbreekt een eigenaar of datum, dan moet de AI dat markeren in plaats van zelf iemand aan te duiden.

Waar het misgaat

• Verzonnen afspraken. Een AI kan een vage opmerking omzetten in een harde beslissing. Lees elke beslissing na.
• Namen. Bij transcripties gaan namen vaak fout. Kijk ze na.
• Gevoelige punten. Personeelszaken of vertrouwelijke klantinfo horen niet in een persoonlijk AI-account. Haal die eruit of gebruik een zakelijk account.
• Toon. Een verslag is neutraal. Schrap meningen of interpretaties die niet gezegd zijn.

Maak er een gewoonte van

De grootste winst zit in snelheid: een verslag dat binnen het uur bij iedereen is, wordt gelezen. Een verslag na drie dagen niet meer. Spreek af wie na elk overleg de notities door de AI haalt, nakijkt en doorstuurt.

Checklist na elk overleg

Prompt om te kopiëren