Procedures op papier zetten met AI

In veel kmo's zit kennis in het hoofd van één persoon: hoe je een factuur crediteert, hoe het kassasysteem afgesloten wordt, wat je doet als een levering te laat is. Valt die persoon weg, dan begint het zoeken. Procedures schrijven schuif je makkelijk voor je uit. AI maakt het een stuk lichter.

De snelste route

1. Laat de expert vertellen. Neem een spraakmemo op of laat iemand al pratend uitleggen hoe de taak gaat. Rommelig mag.
2. Laat AI structureren. Zet de transcriptie of notities om in genummerde stappen, met per stap wat je nodig hebt en waar je op let.
3. Laat iemand anders testen. Een collega die de taak niet kent, volgt de procedure. Waar die vastloopt, ontbreekt iets.
4. Werk bij. Vul aan en leg vast waar de procedure bewaard wordt.

Een goede procedure bevat

• Een titel en het doel in één zin.
• Wie het doet en wanneer.
• Wat je nodig hebt: toegang, documenten, materiaal.
• Genummerde stappen, één handeling per stap.
• Aandachtspunten en veelgemaakte fouten.
• Wat je doet als het misloopt, en wie je dan belt.

Laat AI vragen stellen

Uitleg van experts slaat vaak stappen over die voor hen vanzelfsprekend zijn. Vraag de AI expliciet om te zeggen waar stappen lijken te ontbreken of onduidelijk zijn. Dat zijn de vragen die je aan de expert terugstelt.

Waar je op let

• Wachtwoorden en toegangscodes horen nooit in een procedure of een AI-tool.
• Bewaar procedures op één plek die iedereen kent, en zet er een datum op.
• Een procedure is nooit af. Spreek af dat wie een fout vindt, ze meteen aanpast.

Oefening

Kies één taak die vandaag maar één persoon goed kent.

Prompt om te kopiëren