Welke AI-tool past bij welke taak

Er verschijnen elke maand nieuwe AI-tools. Toch hoeft je keuze niet ingewikkeld te zijn. Voor de meeste kmo's draait het om vijf soorten tools. Kijk eerst naar de taak, dan pas naar de tool.

1. Algemene assistenten

ChatGPT, Claude, Gemini en Microsoft Copilot zijn allrounders. Ze schrijven, vatten samen, vertalen, denken mee en lezen documenten. Voor de meeste kantoortaken volstaat één ervan. De verschillen zitten in schrijfstijl, in hoe ze met lange documenten omgaan en in de extra functies. Die veranderen snel, dus test zelf met je eigen werk in plaats van op ranglijsten af te gaan.

2. AI in je kantoorsoftware

Werk je in Microsoft 365, dan zit Copilot in Outlook, Word, Excel en Teams. Werk je in Google Workspace, dan zit Gemini in Gmail, Docs en Sheets. Het voordeel: de AI werkt waar je documenten al staan. Het nadeel: wat je kan, hangt af van je pakket en je licentie.

3. Zoeken met bronnen

Voor vragen over actuele zaken, zoals regelgeving, subsidies of marktinformatie, gebruik je een tool die op het web zoekt en zijn bronnen toont. De meeste algemene assistenten kunnen dat intussen. Open de bronnen altijd zelf en kijk of ze over België gaan.

4. Spraak en vergaderingen

Transcriptietools en de opnamefuncties van Teams, Google Meet of Zoom maken een verslag van een gesprek. Vraag altijd toestemming aan wie meepraat en kijk na waar de opnames en verslagen bewaard worden.

5. Beeld en ontwerp

Voor visuals voor sociale media of presentaties bestaan er beeldgeneratoren en ontwerptools met AI. Let op merkrechten, logo's van anderen en herkenbare personen.

Drie vragen voor je kiest

1. Waar staan je documenten en mails vandaag? In Microsoft, in Google of ergens anders. Dat bepaalt vaak al welke ingebouwde AI voor de hand ligt.
2. Werk je met bedrijfsgegevens? Dan heb je meestal een zakelijk abonnement nodig, zodat je gesprekken niet gebruikt worden om modellen te trainen en je beheer hebt over de accounts.
3. Werkt de tool goed in de talen van je klanten? Test in het Nederlands én in het Frans, met een echte mail van een klant.

Begin met één

Een veelgemaakte fout is vijf tools tegelijk uitproberen. Kies één algemene assistent voor het hele team, maak afspraken over het gebruik en bouw daar ervaring mee op. Na een paar maanden weet je veel beter welke extra tool echt iets toevoegt en welke alleen een nieuw abonnement is.

Even stilstaan

Prompt om te kopiëren