Faire écrire et expliquer ses formules Excel

Beaucoup de collaborateurs perdent du temps sur des tableurs : une formule qui ne fonctionne pas, une liste comptée à la main, un tableau refait chaque mois. L'IA y est étonnamment douée, à condition de décrire clairement ce que vous avez et ce que vous voulez.

Décrivez votre feuille

L'IA ne voit pas votre tableur, sauf si vous le chargez ou travaillez avec Copilot dans Excel. Décrivez donc :

• Ce que contient chaque colonne, avec une ligne d'exemple.
• Le résultat souhaité : un total, un comptage, une recherche, une alerte.
• Le logiciel utilisé : Excel, Google Sheets ou autre. Les formules diffèrent parfois.
• Le séparateur : virgule ou point-virgule. Dans un Excel en français, c'est souvent le point-virgule.

Des demandes qui fonctionnent bien

• « Calculez le total par mois de la colonne B. »
• « Pour chaque référence de la colonne A, cherchez le prix dans l'onglet Tarifs. »
• « Colorez la ligne en rouge si l'échéance en colonne D est dépassée et que la colonne E est vide. »
• « Séparez un nom complet en prénom et nom. »
• « Pourquoi cette formule renvoie-t-elle une erreur ? »

Demandez toujours une explication

Ne demandez pas seulement la formule, mais aussi une courte explication. Vous apprenez au passage et vous voyez plus vite si l'IA a bien compris. Testez d'abord la formule sur quelques lignes dont vous connaissez le résultat.

Points d'attention

• Données sensibles : ne collez pas de vraies listes de clients ou de salaires dans un compte IA personnel. Un exemple avec des valeurs fictives suffit.
• Vérifiez le résultat : une formule sans erreur peut tout de même calculer autre chose que prévu.
• Restez simple : au besoin, demandez une solution plus simple en deux étapes plutôt qu'une longue formule que plus personne ne comprend.

Exercice

Choisissez un tableur que vous utilisez souvent. Décrivez-le avec les quatre points ci-dessus et demandez une formule qui vous ferait gagner du temps.

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