RH et collaborateurs
Rédiger et mettre à jour les descriptions de fonction
Une description de fonction claire aide au recrutement, au feedback et à la formation. L'IA prépare un premier jet, l'échange avec le collaborateur reste le vôtre.
5 min de lecture
Dans beaucoup de PME, les descriptions de fonction n'existent pas ou datent de plusieurs années. Elles sont pourtant utiles : au recrutement, lors d'un entretien de fonctionnement, pour planifier la formation. L'IA rend leur rédaction beaucoup plus légère.
Partez de la pratique
Demandez au collaborateur lui-même, ou à son responsable, de noter ce qu'il fait au cours d'une semaine normale. Une liste de tâches, même en vrac. Laissez l'IA en faire une structure.
Une bonne description de fonction
- L'objectif de la fonction en une ou deux phrases.
- Les tâches clés : cinq à huit, pas chaque petite tâche.
- Les responsabilités : sur quoi cette personne décide-t-elle ?
- La collaboration : avec qui, en interne et en externe ?
- Connaissances et compétences : ce qui est nécessaire.
- Ce qu'est un travail bien fait : à quoi voit-on que la fonction est bien remplie ?
Mettre à jour avec l'IA
Les fonctions évoluent, notamment à cause de l'IA. Des tâches qui prenaient beaucoup de temps, comme les comptes rendus ou les premiers jets de textes, vont plus vite. Cela libère du temps pour d'autres tâches. Demandez à l'IA d'indiquer, dans une description existante, quelles tâches pourraient changer avec l'IA. Discutez-en avec le collaborateur. C'est une bonne discussion sur le développement, pas un exercice d'économie.
Points d'attention
- Une description de fonction n'est pas un contrat, mais elle peut avoir des conséquences. En cas de doute, faites-la relire par votre secrétariat social.
- Discutez de chaque description nouvelle ou modifiée avec le collaborateur.
Exercice
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Prompt à copier
Voici la liste des tâches d'un(e) [fonction] sur une semaine. Transformez-la en description de fonction avec : objectif, cinq à huit tâches clés, responsabilités, collaboration, connaissances et compétences, et ce qu'est un travail bien fait. Signalez ensuite les tâches qui pourraient être faites plus vite ou autrement avec des outils d'IA, sous forme de questions pour un échange avec le collaborateur.
[collez la liste des tâches]
