HR en mensen
Functiebeschrijvingen opstellen en bijwerken
Een duidelijke functiebeschrijving helpt bij aanwerving, feedback en opleiding. AI maakt een eerste versie, het gesprek met de medewerker doe je zelf.
5 min lezen
In veel kmo's bestaan functiebeschrijvingen niet of zijn ze jaren oud. Toch zijn ze nuttig: bij aanwerving, bij een functioneringsgesprek, bij het plannen van opleiding. AI maakt het opstellen veel lichter.
Vertrek van de praktijk
Vraag de medewerker zelf, of zijn leidinggevende, om op te schrijven wat hij op een gewone week doet. Een lijst van taken, hoe rommelig ook. Laat de AI daar een structuur van maken.
Een goede functiebeschrijving
- Doel van de functie in één of twee zinnen.
- Kerntaken: vijf tot acht, niet elke kleine taak.
- Verantwoordelijkheden: waarover beslist deze persoon?
- Samenwerking: met wie intern en extern?
- Kennis en vaardigheden: wat is nodig?
- Wat goed werk is: hoe zie je dat iemand de functie goed invult?
Bijwerken met AI
Functies veranderen, ook door AI. Taken die vroeg veel tijd kostten, zoals verslagen of eerste versies van teksten, gaan sneller. Daardoor komt er ruimte voor andere taken. Vraag de AI om bij een bestaande functiebeschrijving aan te geven welke taken door AI kunnen veranderen. Bespreek dat met de medewerker. Het is een goed gesprek over ontwikkeling, geen besparingsoefening.
Waar je op let
- Een functiebeschrijving is geen contract, maar kan wel gevolgen hebben. Laat bij twijfel je sociaal secretariaat meelezen.
- Bespreek elke nieuwe of gewijzigde beschrijving met de medewerker.
Oefening
Je antwoorden blijven alleen in deze browser.
Prompt om te kopiëren
Hieronder staat een lijst van taken van een [functie] in een week. Maak er een functiebeschrijving van met: doel, vijf tot acht kerntaken, verantwoordelijkheden, samenwerking, kennis en vaardigheden, en wat goed werk is. Markeer daarna welke taken door AI-tools sneller of anders kunnen, als vraag voor een gesprek met de medewerker.
[plak de takenlijst]
