Vente et relation client
Répondre plus vite aux clients sans perdre votre ton
Répondre plus vite sans que vos clients aient l'impression de parler à un robot. Laisser l'IA préparer le premier jet tout en gardant le ton de votre entreprise.
5 min de lecture
Les clients attendent une réponse rapide. En même temps, vous ne voulez pas que vos e-mails ressemblent à une lettre type. L'IA peut vous aider à répondre plus vite, à condition de lui transmettre votre ton et vos connaissances.
Commencez par votre propre matière
Un outil d'IA ne connaît ni vos produits, ni vos prix, ni vos engagements. Fournissez-lui :
- Vos questions fréquentes et les réponses que vous donnez vraiment.
- Vos conditions de livraison, de retour et de garantie.
- Trois exemples de réponses que vous jugez réussies, sans noms de clients.
Placez tout cela dans les instructions permanentes d'un projet ou d'un assistant, pour ne pas devoir le répéter.
Définissez votre ton
Décrivez en cinq lignes comment vous vous exprimez : tutoiement ou vouvoiement, bref ou détaillé, chaleureux ou sobre, avec ou sans humour, ce que vous ne dites jamais. Ajoutez les formules à éviter. Les phrases typiques d'IA comme « Je comprends parfaitement votre frustration » sont à proscrire d'emblée.
Une méthode qui fait gagner du temps
- Collez la question du client, sans données sensibles si vous utilisez un compte personnel.
- Demandez une réponse basée sur votre matière, dans votre ton.
- Faites indiquer par l'IA quelles informations elle n'a pas trouvées dans votre matière. C'est votre point de contrôle.
- Ajustez et envoyez vous-même.
Ce que vous ne confiez pas à l'IA
- Les promesses : remises, dates de livraison ou exceptions à vos conditions, c'est vous qui décidez.
- Les cas délicats : un client fâché ou un problème à connotation juridique mérite votre attention. L'IA peut préparer un premier jet, vous relisez attentivement.
- Les réponses automatiques : si vous installez un chatbot sur votre site, indiquez clairement aux clients qu'ils échangent avec une IA et veillez à ce qu'un humain puisse reprendre rapidement la main.
Exercice
Prenez cinq questions de clients de la semaine dernière.
Vos réponses restent uniquement dans ce navigateur.
Prompt à copier
Vous répondez aux questions des clients de [entreprise]. Notre ton : [cinq lignes]. Utilisez uniquement les informations de la matière ci-dessous. Rédigez une réponse de 120 mots maximum, avec vouvoiement. Indiquez ensuite séparément quelles informations vous n'avez pas trouvées dans la matière. Ne promettez ni remise, ni date, ni exception.
Matière : [collez]
Question : [collez]
